Groupe Ménard tient à fournir à ses clients et utilisateurs des services en respect de la loi et accessibles de manière sécuritaire notamment en ce qui concerne le respect de leur vie privée et la protection de leurs renseignements personnels. À cette fin, nous avons mis en place au sein de notre entreprise une politique de confidentialité respectant la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (ci-après « la Politique »).

Cette politique a pour objectif de vous informer sur la manière dont Groupe Ménard collecte, utilise, transmet, conserve, partage et protège vos renseignements personnels lorsque vous utilisez ses services web.

Afin d’offrir un service personnalisé, Groupe Ménard doit avoir accès à certains de vos renseignements personnels. Nous nous assurons que notre entreprise traite vos renseignements avec rigueur dans le respect de la loi et des règlements en vigueur au Québec.

1. Définition de renseignement personnel :

Un renseignement personnel est tout renseignement qui concerne une personne physique, qui, pris dans un ensemble ou séparément, permet de l’identifier.

2. Types de renseignements collectés :

Afin d’optimiser les services offerts à ses clients, notre entreprise peut notamment collecter les renseignements personnels suivants via ses

services numériques :

• Prénom et nom ;
• Adresse ;
• Adresse électronique ;
• Numéro de téléphone ;

Tel qu’il sera plus amplement décrit, certains renseignements personnels sont collectés automatiquement alors que d’autres doivent être transmis volontairement par l’usager ou client.

Groupe Ménard collecte uniquement les renseignements personnels nécessaires dans l’accomplissement des services aux clients et strictement pour accomplir les fins pour lesquels ils sont collectés. Aucune autre utilisation des renseignements n’est permise par l’entreprise, sauf si vous y consentez ou s’il s’agit d’un cas prévu par la loi.

3. Utilisation et divulgation de renseignements personnels

L’accès aux renseignements personnels est réservé au personnel autorisé seulement, et ce, aux fins prévues par la présente politique.

Les renseignements personnels transmis volontairement sont conservés tout au long de la relation d’affaires ou afin de permettre le suivi ou le traitement des correspondances transmises via nos services web. Lorsque les dossiers sont archivés, l’accès aux dossiers numériques ou papiers pouvant contenir des renseignements personnels demeure limité et assujetti à des politiques internes.

Il est à noter que Groupe Ménard offre ses services aux particuliers, aux entreprises du secteur privé et à certains organismes du secteur public. La présente politique de confidentialité s’applique aux renseignements personnels au sens de la loi. Tous les autres renseignement personnels transmis à Groupe Ménard à titre de tiers font l’objet d’entente de confidentialité et/ou de restrictions et obligations convenues directement avec les entreprises du secteur privé ou les organismes publics procédant la communication de ces renseignements.

4. Raisons pour lesquelles les renseignements personnels sont collectés

Groupe Ménard utilise des renseignements personnels selon ce qui est convenu au moment de leur collecte ou selon les barèmes établis par la loi et les règlements. Les renseignements personnels transmis via nos services numériques sont notamment utilisés pour les raisons suivantes :

• Établir et permettre la création d’un dossier ou le mettre à jour;
• Fournir les services ou soumissions demandés par l’utilisateur ou le client;
• Traiter les courriels transmis via le service de contact sur notre site web;
• Assurer la gestion de la facturation, de l’administration des comptes, la perception et le mode de paiement, permettre l’envoi de rappel de compte.
• Prévenir la fraude.
• Effectuer toute vérification requise par la loi ou la réglementation en vigueur et applicable au cas en l’espèce.
• Toute autre utilité pour laquelle vous avez consenti ;

Il est à noter que tous les autres renseignements personnels transmis volontairement via nos services numériques ou autrement dans le cadre de la réalisation des contrats peuvent inclure les adresses et informations de paiement et seront conservés et utilisés aux fins de la réalisation du contrat/ mandat donné à Groupe Ménard et notamment afin d’assurer le transport de personnes ou de groupes de personnes.

Un consentement à la collecte de renseignements personnels pourra être exigé pour la réalisation de certains contrats de transport.

5. Communication des renseignements personnels.

Groupe Ménard ne communique aucun des renseignements personnels qu’elle peut détenir dans le cadre d’un contrat, d’une demande de soumission ou d’une correspondance adressée via notre site web. Leur utilisation étant exclusive à notre entreprise, nous nous assurons de ne pas les communiquer ou divulguer à des tiers.

6. Votre consentement

Groupe Ménard ne collecte aucun renseignement personnel auprès de vous sans avoir obtenu votre consentement. Toutefois, nous réalisons des mandats pour des entreprises du secteur privés ou organismes publics qui peuvent, à l’occasion des mandats donnés, transmettre à Groupe Ménard des renseignements appartenant à leurs clients ou usagers, et ce, aux strictes fins des contrats de transport. Le présent site web n’est pas utilisé pour la transmission de ces informations. Ces mandats font l’objet d’entente de confidentialité, de restrictions ou d’obligations convenues directement avec nos cocontractants.

Les renseignements personnels à notre disposition ne sont pas conservés suivant la réalisation des contrats, excepté ceux requis à des fins de comptabilité et de suivi administratif des mandats réalisés.

En tout temps, une personne physique peut refuser de communiquer un renseignement personnel, sous réserve des exceptions prévues à la loi. De plus, en tout temps et suivant la transmission d’un préavis raisonnable, une personne physique peut retirer son consentement à la collecte, à la divulgation et à la transmission des renseignements personnels. Toutefois, une telle situation pourrait empêcher ou de limiter la prestation de services.

Dans certains cas, Groupe Ménard pourrait, pour des fins secondaires, vous demander votre consentement pour l’invitation à des évènements, pour la transmission de nouvelles informations relatives à son champ d’activités, pour l’envoi de promotion de services ou de produits, etc. En tout temps, vous pouvez retirer votre consentement sans affecter les services rendus par notre entreprise.

7. Mesures de sécurité mise en place pour la conservation des renseignements :

Groupe Ménard conserve les renseignements personnels en format numérique aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les fins prévues dans la présente politique et permettre le traitement des correspondances et la réalisation des contrats. La nature du service est prise en compte dans le délai de conservation des renseignements.

Notre entreprise s’assure de respecter les barèmes légaux pour la protection des renseignements personnels, que ce soit lors de la collecte des renseignements, leur transmission, ou pour leur utilisation dans le cadre de mandat réalisés pour des tiers.

Également, Groupe Ménard s’est prémunie de mécanismes technologiques limitant l’accès aux renseignements personnels dans la réalisation de tous ses mandats et utilise des plateformes sécurisées pour recevoir, accéder, utiliser et conserver les renseignements personnels.

Des accès sécurisés pour la collecte des renseignements personnels et pour l’accès numérique aux dossiers au sein de notre entreprise dont notamment l’intranet. L’utilisation de mots de passe, de pares-feux et le recours à des plateformes spécialisées permettent de protéger l’accès aux renseignements personnels de nos utilisateurs ou usagers.

8. Département responsable de la protection des renseignements personnels

Afin de s’assurer de la sécurité et de la confidentialité des renseignements personnels, notre entreprise dispose d’un responsable de la protection des renseignements personnels. Son rôle est de surveiller et superviser la gestion des renseignements personnels, de mettre en place et à jour les politiques internes ainsi que les procédures applicables en plus de s’occuper de la gestion de tout incident potentiel en lien avec les renseignements personnels. Le responsable de la protection des renseignements personnels s’occupe de traiter toute question ou plainte d’un usager en lien avec les renseignements personnels. Les coordonnées pour joindre le responsable sont les suivantes :

Nom : Mme Jolyane Deneault

Numéro de téléphone : 514-775-1604

Adresse courriel : jolyane@groupemenard.com

9. Droit de l’usager

En tout temps, vous pouvez demander d’avoir accès à vos renseignements personnels, demander leur modification ou leur suppression. Vous avez le droit de retirer ou confirmer votre consentement, de restreindre l’utilisation de vos renseignements ou d’obtenir une copie de vos renseignements détenus par notre entreprise. Vous pouvez exercer tout autre droit prévu par la Loi.

Pour l’exercice de vos droits, nous invitons à formuler une demande écrite au responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées au paragraphe 8 de la présente politique.

10. Gestion des témoins de connexions (Cookies)

Groupe Ménard peut recourir à l’utilisation de fichiers témoins. Un fichier témoins ou plus communément appeler Cookies est un fichier qui sert à stocker des données sur vos interactions sur notre un site internet. Ainsi, le fichier témoin permet de faciliter votre accès et navigation sur notre site web.

Les fichiers témoins sont utilisés à des fins analytiques afin de déterminer vos préférences sur la manière dont vous naviguez sur notre site internet (ex. : langue, province, pays), de compiler des données sur le nombre d’usagers qui visitent notre site web, pour améliorer la qualité de nos services et analyser nos performances.

En tout temps, vous êtes averti lorsque nous utilisons un fichier témoin dans le cadre de votre navigation sur notre site internet. Vous pouvez désactiver les fichiers témoins. Toutefois, cette option pourrait diminuer la qualité de votre expérience sur notre site internet.

Une collecte de données automatique peut également avoir lieu sur notre site web.

Les éléments collectés de la manière décrite ci-après ne peuvent permettre une identification précise de l’usager.

Groupe Ménard peut également recourir à l’utilisation de tests « CAPTCHA » utilisant, entre autres, des moyens d’authentification par questions et réponse afin de restreindre l’accès à certaines pages web et sections du site web ou en contrôler l’accès. Des services d’analyse (ex : Google Analytics) peuvent être utilisés afin d’augmenter les performances de notre site web et collecter des renseignements dès qu’un usager accède ou navigue sur notre page Web.

Ces renseignements peuvent notamment inclure l’adresse IP, l’identification des appareils électroniques utilisés pour accéder au site web, vos systèmes d’exploitation, des données sur les pages consultées, les heures et dates des consultations, les pages consultées préalablement, les centres d’intérêts et le comportement de l’utilisateur sur la page web.

11. Redirection vers d’autres sites

Groupe Ménard vous avise que la présente politique s’applique uniquement lors de l’utilisation de notre site internet. Cette politique ne s’applique pas à d’autres sites web vers lesquels vous pourriez être redirigés pour certains contenus.

Groupe Ménard n’est pas responsable à l’égard de ces sites et ne peut protéger leur contenu, leur accès ou la protection associée aux renseignements que vous pourriez leur transmettre. Tout renseignement personnel transmis aux autres sites web est assujetti à leur politique. Nous vous invitons donc à en prendre connaissance.

12. Mise à jour de la présente politique

Afin de se conformer aux lois et règlements en vigueur, Groupe Ménard met à jour régulièrement la présente politique. Veuillez noter qu’un avis pourrait vous être transmis pour vous indiquer les modifications apportées à la présente. En tout temps, cette politique est disponible sur notre site internet et nous vous invitons à la consulter régulièrement.

13. Communication

Pour toutes questions en lien avec la présente politique, nous vous invitons à communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées sont décrites au paragraphe 8.